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12 Mar
FAIRE DES FACTURES ANNO 2021 : LA MEILLEURE MÉTHODE

12-03-2021

Si vous rédigez une facture, un élément important est le respect de la législation et de la réglementation en matière de TVA. Une facture doit contenir une série de mentions obligatoires et la TVA doit être calculée correctement. Avec quelques modifications simples, vous pouvez transformer votre facture en un document efficace que votre client comprendra en un coup d'œil.

Éléments obligatoires d'une facture 

  1. le titre du document : facture
  2. la rédaction est obligatoirement en Français
  3. l'identification du vendeur:
    1. nom, adresse du siège social
    2. numéro Siren ou Siret
    3. code NAF qui identifie l’activite principale de l'entreprise  
    4. forme juridique et capital social pour les sociétés, numéro RCS et ville du greffe d'immatriculation pour les commerçants, numéro au répertoire des métiers et département d'immatriculation pour les artisans
  4. le numéro d'identification à la TVA du vendeur
  5. les coordonnées financières du vendeur : Relevé d’Identité Bancaire (RIB) avec le numéro IBAN et la référence BIC
  6. le numéro unique par facture, basé sur une séquence chronologique et continue, sans interruption
  7. la date de la facture
  8. les données d'identification de l'acheteur
  9. l’identification de l’acheteur
    1. nom et adresse du siège social
    2. adresse de livraison
    3. adresse de facturation si elle est différente de celle du siège social
  10. la date de la vente ou de la prestation de service
  11. la désignation et le décompte des produits et services rendus
    1. nature, marque, référence des produits avec la taux TVA applicable par ligne;
    2. matériaux fournis et main d'oeuvre pour les prestations avec la taux applicable par ligne;
    3. avec par ligne le prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis et les remises
  12. somme totale sans TVA (HT)
  13. somme totale toutes taxes comprises (TTC)
  14. la date ou délai de paiement, les taux de pénalités en cas de non paiement à la date de règlement inscrite sur la facture et le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement (40 €)
  15. les éventuelles exonérations de TVA et mentions légales
    1. le vendeur a un régime de franchise de TVA ajouter la mention ‘TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts’
    2. le sous-traitant ne déclare pas la TVA et mentionne ‘autoliquidation de la TVA’ et l’indication ‘montant hors taxe’
    3. les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale avec assurance professionnelle obligatoire : mention de l'assurance souscrite

Vous devez conserver vos factures pendant 10 ans au choix sous format papier ou électronique.

MISE EN PAGE DE LA FACTURE

Avec quelques modifications simples, vous pouvez transformer votre facture en un document efficace que votre client comprendra en un coup d'œil.

DATE D'ÉCHÉANCE DE LA FACTURE ET DÉLAI DE PAIEMENT

La date d'expiration de la facture ou la date de paiement final est une indication obligatoire. Si, par exemple, le délai de paiement de la facture pour ce client est de "14 jours", indiquez une date de paiement explicite en haut de la facture. Ne travaillez pas qu’avec la description "paiement dans les 14 jours", mais précisez immédiatement le jour, par exemple 'Date d'échéance : 21/03/2021'. De cette façon, il n'y aura pas de malentendu sur la date du paiement final.

FAIRE RESSORTIR LE MONTANT À PAYER

Veillez à ce que le client ne commette pas d'erreur lorsqu'il lit les lignes de facture : par exemple, ne mettez pas davantage l'accent sur le montant de la TVA que sur le montant total TTC. Veillez plutôt à ce que ce montant total soit mis en évidence en utilisant une présentation distincte, par exemple une police plus grande, en gras, en couleur ou une combinaison de ces moyens. Ainsi, le client voit immédiatement le montant qu'il doit payer.

NE CACHEZ PAS VOTRE NUMÉRO DE COMPTE

Sur certaines factures, il faut rechercher le numéro de compte à utiliser pour le paiement. Cela n'aide pas du tout! La recherche d'un numéro de compte et la mauvaise lisibilité sont souvent une source de frustration. Ne cachez donc pas ce numéro au bas d'une page ou parmi d'autres petites entrées de texte. Il est préférable d'indiquer le numéro de compte en haut de la page avec les coordonnées de la société dans une zone facile à lire.

... ET AFFICHER LES INFORMATIONS RELATIVES AU PAIEMENT

Indiquez clairement comment le client doit se référer à cette facture lors du paiement. Montrez explicitement la communication structurée ou indiquez clairement la référence à utiliser. Ne faites pas simplement référence au "numéro de la facture", mais utilisez l'intégralité du numéro de votre facture dans la référence. Cela réduit le risque d'erreurs.

UTILISER UNE POLICE DE CARACTÈRES LISIBLE

Une police qui donne l'impression d'avoir été écrite à la main peut être agréable, mais ne transformez pas votre facture en une calligraphie qui réduit la lisibilité. Choisissez une police qui correspond au style de votre entreprise, mais veillez à ce qu'elle soit facile à lire.

LES PETITS CARACTÈRES NE DOIVENT PAS ÊTRE LITTÉRALEMENT PETITS

L'importance des conditions générales (de vente) ne peut être sous-estimée. Il est obligatoire de les communiquer au client professionnel qui en fait la demande. Pour les ventes au particuliers le vendeur est obligé de les transmettre au client avant de conclure la vente.

On appelle les conditions générales de vente souvent "les petits caractères", mais ne le prenez pas au sens strict. Veillez à ce que ces conditions soient clairement lisibles. Si le texte est trop long pour le dos d’une facture, par exemple, il vaut mieux utiliser une annexe en taille réelle.

UTILISEZ VOTRE LOGO

Les factures envoyées par la poste ou imprimées chez le client finissent généralement parmi d'autres documents. Veillez à ce qu'à chaque fois que votre client parcourt la pile ou manipule des papiers, votre logo ressorte clairement. Cela renforcera votre image mais surtout lui rappellera le paiement à effectuer.

INCITER AU PAIEMENT

Les factures doivent bien sûr être payées. Traditionnellement, chaque facture contient un numéro de compte que le client peut payer par virement bancaire par l'intermédiaire de son environnement bancaire en ligne. Chaque paiement par le client nécessite deux actions : le transfert par le client et l'enregistrement avec le traitement administratif par vous et/ou votre comptable. Le paiement en ligne est recommandé tant pour le client que pour votre traitement ultérieur.

EFFECTUER LE PAIEMENT RAPIDEMENT ET CORRECTEMENT : MOINS DE FACTURES IMPAYÉES

Le client peut payer de différentes manières, de la plus simple à la plus avancée technologiquement. Quelle que soit l'option que vous préférez, gardez à l'esprit la règle d'or : la simplicité paye. Si le paiement est facile pour le client, il paiera la facture plus rapidement et vous aurez moins de factures impayées.

  1. Le paiement par virement domestique s’effectue à base de votre RIB indiqué sur vos factures.
  2. Le TIP ou Titre interbancaire de paiement SEPA est un document souvent en bas de la facture. C’est une autorisation de paiement ponctuelle par le client pour le montant précis mentionné à usage unique. Le client marque la date, signe le document et le transmet à sa banque. Vous avez besoin de pas mal de données à fournir par le client.
  3. Le titre interbancaire de paiement en ligne, ou e-TIP, est la forme la plus simple de paiement, mais elle est sensible aux erreurs de frappe.
  4. Paiement par cheque avec le désavantage de la procédure d’encaissement et le fait que seul le nom et le montant servent à connecter le paiement avec la facture.

LE SUIVI DE LA FACTURATION

Tous les clients ne paient pas à temps. C'est pourquoi il est important de suivre correctement le statut de toutes les factures. Avec peu de temps, vous pouvez tout de même maintenir facilement une bonne vue d'ensemble.

UTILISER DES LISTES INFORMATIVES ET CLAIRES

Tout commence par une bonne vue d'ensemble. Utilisez des indicateurs visuels dans les listes de synthèse afin de faire ressortir immédiatement les factures à préparer. Il en va de même pour les listes de factures en souffrance. Travaillez avec des couleurs, des codes et des colonnes qui vous donnent immédiatement les informations essentielles sans que vous ayez à ouvrir les factures individuelles pour voir, par exemple, la date de leur envoi ou si elles ont été payées.

TRAVAILLER AVEC DES RAPPELS DE PAIEMENT AUTOMATIQUES

Si vous travaillez déjà avec un programme de facturation, vous pouvez probablement l'utiliser pour les rappels de paiement automatiques. Vous configurez la routine une fois pour toutes, après quoi le système enverra des rappels aux clients. Il est préférable de mettre en place une cascade de rappels, par exemple un premier rappel 2 jours après la date d'échéance, un second après 7 jours, etc. Il est pratique de pouvoir interrompre cette série pour un client avec lequel vous êtes déjà en train de discuter des modalités de paiement.

PENSEZ AUX FRAIS DE RAPPEL

Avant d'envoyer des rappels, pensez aux coûts éventuels que les rappels ou les lettres de mise en demeure pourraient entraîner. Considérez la compensation appropriée, les intérêts éventuels, les délais impliqués, etc. Attention, vos conditions générales font référence pour les frais que vous chargez.

TRAITEMENT COMPTABLE

Peu d'entrepreneurs gèrent leur propre comptabilité. Un comptable externe fait souvent partie de l'histoire de l'entreprise, une collaboration qui, de préférence, se déroule de manière aussi fluide et efficace que possible. Il n'est plus de ce temps d'apporter des dossiers pleins de papiers chez le comptable. Utilisez au maximum les possibilités de courrier, de numérisation et de traitement automatique. 

FACTURE ÉLECTRONIQUE = E-FACTURE ?

Les termes "facture électronique" et "e-acture" ne couvrent pas la même chose. Une facture électronique ou dématérialisé est identique à une facture papier, mais elle est enregistrée électroniquement sous forme de fichier PDF. La facture peut être émise par voie électronique sous réserve que l'acheteur formalise son acceptation. Le contenu d'une facture dématérialisée doit correspondre à la facture papier avec strictement les mêmes mentions obligatoires.

Une e-facture est préparée selon un format informatique afin que les PC et les serveurs puissent facilement les échanger et les traiter. Un format couramment utilisé est le format UBL (Universal Business Language). Le transfert de e-factures nécessite des formats spécifiques agréés.

Afin de faciliter le traitement de factures, elles peuvent se présenter en format ordinateur UBL.

Les logiciels de comptabilité qui supportent ce format, peuvent lire et traiter ces factures automatiquement. Plus de transcription manuelle, plus de saisie supplémentaire par le gestionnaire du dossier, ce qui évite les erreurs et réduit les coûts comptables.

La facture dématérialisée est en France obligatoire pour les grandes entreprises, les PME, mais aussi les TPE depuis le 1er janvier 2020. Afin de facturer, le débiteur doit créer un compte sur la plateforme Chorus Pro afin d’adresser les demandes de paiement aux entités de la sphère publique. Chorus Pro est un portail spécifiquement développé pour la facturation électronique à l’ensemble de la sphère publique.

 

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